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商务英语电子邮件

时间:2015-12-21 00:58:31 所属分类:微电子 浏览量:

[摘要] 本文简要介绍了商务英语电子邮件的格式,提出了邮件正文应该遵循的五C原则,即Correctness(准确)、Conciseness(简洁)、Complete(完整)、Clarity(清晰)和Courtesy(礼貌)原则。 [关键词] 商务英语 电子邮件 格式 五C原则 商务英语电子邮

[摘要] 本文简要介绍了商务英语电子邮件的格式,提出了邮件正文应该遵循的五C原则,即Correctness(准确)、Conciseness(简洁)、Complete(完整)、Clarity(清晰)和Courtesy(礼貌)原则。
  [关键词] 商务英语 电子邮件 格式 五C原则
  
  商务英语电子邮件以其方便快捷,在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象,显示着公司的水平和实力,直接影响到客户对公司的评估。所以,商务电子邮件的在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查,约有88%的互联网用户使用电子邮件,而在商务领域中约有90% 的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球经济一体化的发展,商务英语电子邮件的越来越受到重视,本文将着重探讨商务英语电子邮件的格式和应遵循的相关原则。
  一、商务英语电子邮件的格式
  常见的商务英语电子邮件包括以下五部分:①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②标题(Subject)。③称呼(Salutation)、开头(Beginning)、正文(Body)、结尾句(Ending)。④礼貌结束语(Complimentary Close)。⑤写信人全名(Writer’s Full Name)、写信人职务及所属部门(Writer’s Title and Department)、地址(Address)、电话号码(Tel)、传真(Fax)等。
  其中邮件主题应体现邮件主旨,要引人注目、意思明确,最好为名词或动名词短语;称呼礼貌得体,符合商务英语习惯,如不知对方姓名只知头衔,可用“Dear + Title”作为称呼,如只知对方姓名不知性别,可用“Dear + 全名”,如邮件为一封通函,则用“Dear All”作为邮件称呼;正文应结构清晰,便于阅读,如正文内容较长,可使用小标题、小段落,或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。
  二、商务英语电子邮件应遵循的五C原则
  商务英语电子邮件的正文应该遵循五C原则,即Correctness(准确)、Conciseness(简洁)、Complete(完整)、Clarity(清晰)和Courtesy(礼貌)原则。
  1.准确原则
  由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系,其准确性对商务管理与沟通至关重要。具体而言,不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误,电子邮件内容还要叙述准确,以免引起误会纠纷。
  2.简洁原则
  简洁原则是商务英语最重要的原则,指在不影响完整性和礼貌性的前提下,尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费者的时间,也会给阅读者带来不必要的麻烦,故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。
  在具体中,商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了,有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁,语言简明扼要。
  另外,为了节约时间和空间,电子邮件中可使用缩略语,如U表示you,Pls表示please,Info表示information,Qty表示quantity,P\C 表示piece,L\C表示Letter of Credit(信用证),FOB 表示Free on Board(离岸价格)。
  例1. It is very difficult to sell manhole covers in France. This product must have the quality certificate issued in France.
  例2. Price: FOB Shanghai USD 1.96\PC.
  例3. Hope you can accept it.
  例1中的两个单句具有明显的因果关系,但者并不使用表达因果关系的连接词如since、because,这种舍长句、复合句,选短句、简单句,喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件中十分常见。例2中缩略语的使用,例3中不完整句的选择,反映了与普通商务信函相比,商务电子邮件更倾向于非正式文体,更为口语化。

  3.完整原则
  商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整,提供读者所需要的信息,尤其像报盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件,更需要清楚完整,因为只有包含具体信息的邮件,才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整,可以用5W1H来检验,即who, when, where, what, why和how。
  4.清晰原则
  商务英语电子邮件的要做到层次清楚,用词准确。具体表现在:
  (1)结构方面,尽量使用短段落。分段的格式使文章条理清晰,看起来更容易理解。必要时使用主题句,因为主题句的使用可以使邮件内容更加一目了然,否则,如果一篇较长的电子邮件通篇只有一个段落,即使用词简洁、准确,也会让读者产生厌倦,不愿读下去。
  (2)词汇方面,用词要肯定准确,切忌使用语义模糊、模棱两可的词或词组, 以免产生歧义, 造成误解,延误商务沟通和贸易。
  例1. The figures show a significant increase.
  例2. We will deliver your goods soon.
  例1中“significant”一词意为“明显的、不小的”,语义模糊,故可以用具体数字替换。例2中“soon”表示“不久、很快”,语义不明确,没有指出具体的供货时间,可改为具体的年月日。
  5.礼貌原则
  商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败, 买卖双方应十分注意措辞方式, 要婉转、礼貌, 使对方容易接受。在电子邮件时,可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点,提出要求。
  例1. If it is not for the larger orders we receive from a number of our regular customers, we could not have quoted for supplies even at that price.
  例2. I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65,000 pieces.
  例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用,缓和了商务谈判的语气,既明确了自己的立场,又使对方的面子免于受损,语气自然诚恳,礼貌得体,很容易为对方接受。
  三、结语
  随着国际商务活动的不断扩展,商务英语电子邮件的重要性也日益明显。同时,电子商务的普及,往往会让者忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式,难免会出现这样或那样的问题。然而准确规范的英文邮件,不仅能反应写信人的英语及业务水平,还可以体现写信人为人处事的态度和风格,有助于建立良好的商务关系,最终对达成贸易起到重要的作用。因此,有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式,遵循邮件的原则。
  
  参考文献:
  [1]刘惠华:电子邮件语言的性质和文体[J].广东外语外贸大学学报,2004(2)
  [2]李俊儒:商务英语电子邮件体裁分析[J].外语与外语教学,2007(7)
  [3]何光明:商务英语电子邮件的[J].英语自学,2006(5)

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